En nuestra experiencia, las reuniones laborales pueden ser una oportunidad para crear conexiones auténticas, tomar mejores decisiones y reducir el desgaste que, a menudo, acompaña a la rutina empresarial. Sin embargo, con frecuencia, la atención se dispersa entre dispositivos, pensamientos y obligaciones pendientes. Ante este panorama, cultivar la presencia plena se vuelve una práctica transformadora, capaz de cambiar no solo los resultados, sino la calidad de la experiencia laboral para todos los involucrados.
¿Por qué es necesario hablar de presencia plena en el trabajo?
Durante una conversación de equipo, nos dimos cuenta de que el mayor obstáculo en las reuniones no era la falta de información, sino la ausencia de atención genuina. Escuchamos sin escuchar, planeamos respuestas mientras otros aún hablan y revisamos notificaciones por impulso.
La atención es el ingrediente invisible que transforma una simple reunión en un encuentro significativo.
La presencia plena permite que la comunicación fluya de verdad y que las decisiones se basen en el entendimiento colectivo, no solo en los intereses individuales. Cuando abordamos una reunión con atención plena, creamos un ambiente de respeto, apertura y cooperación.
Claves prácticas para cultivar la presencia plena
A lo largo del tiempo, hemos probado distintas formas de incorporar la presencia plena en nuestras propias reuniones. Presentamos algunas prácticas que consideramos efectivas:
- Preparar la mente antes de iniciar
- Crear un ambiente sin distracciones
- Escuchar activamente y con intención
- Reconocer el cuerpo y las emociones
- Hacer pausas y recapitular
No se trata de seguir una rutina rígida, sino de encontrar gestos simples que abran espacio a la atención plena en medio de las exigencias cotidianas.
Preparar la mente antes de iniciar
Unos minutos antes de entrar a la reunión, recomendamos tomar tres respiraciones lentas y profundas. Cerrar los ojos, si se puede, y sentir la respiración entrar y salir. Esto ayuda a calmar la mente y a soltar preocupaciones innecesarias.
En nuestra experiencia, este breve ejercicio ya genera cambios: la mente pasa del modo automático al modo presencia.
Crear un ambiente sin distracciones
Sabemos que es tentador mirar el teléfono o responder mensajes durante una reunión. Pero cada vez que lo hacemos, perdemos la conexión con el momento presente. Sugerimos:
- Silenciar notificaciones en los dispositivos.
- Colocar el móvil fuera de la vista, si es posible.
- Mantener solo lo necesario abierto en el ordenador.
Una mesa despejada ayuda a tener una mente despejada.
Escuchar activamente y con intención
Escuchar activamente significa prestar total atención a quien habla, sin juzgar ni planear la respuesta mientras la persona expresa su idea. Esto puede practicarlo cualquiera, en cualquier momento. Incluso cuando no estamos de acuerdo, es posible escuchar con respeto y apertura, poniendo en pausa el impulso de interrumpir.
Hemos notado que, cuando una persona siente que realmente la escuchan, su disposición a colaborar cambia radicalmente.
Reconocer el cuerpo y las emociones
A veces, la incomodidad física o emocional pasa desapercibida durante una reunión. De repente, nos sorprende el cansancio o la irritación. Por eso proponemos hacer un breve escaneo corporal: notar cómo está sentado el cuerpo, si hay tensión en los hombros o mandíbula, y, sin juzgar, relajar esas áreas.
Reconocer y aceptar las emociones que surgen genera espacio para responder de manera más consciente y menos reactiva.
Hacer pausas y recapitular
En reuniones largas o temas complejos, sugerimos que alguna persona proponga una breve pausa de silencio, aunque sea de 30 segundos. Después, podemos recapitular los puntos principales y verificar si todos comprenden y están de acuerdo antes de seguir. Eso ayuda a frenar el ritmo, aclarar dudas y fortalecer la atención conjunta.
El silencio breve puede ser el mejor aliado para recuperar la atención colectiva.
Cómo sostenemos la presencia plena cuando surgen tensiones o conflictos
Las reuniones se pueden complicar. Cuando aparece tensión, desacuerdo o frustración, el desafío de mantener la atención plena crece. Hemos aprendido la utilidad de ciertos pasos para no perder la presencia:
- Reconocer el signo de tensión (respuestas defensivas, interrupciones, gestos de impaciencia).
- Pausar antes de responder: respirar hondo y contar hasta tres.
- Recordar la intención de comprensión, no de victoria.
- Expresar con honestidad evitando etiquetar o señalar culpables.
- Proponer nuevas miradas para la solución colectiva.
Estas acciones no garantizan que todo sea fácil, pero abren la posibilidad de transformar el conflicto en aprendizaje compartido.
Pequeños recordatorios para usar durante las reuniones
En distintas ocasiones, hemos compartido frases o imágenes que sirven como recordatorio visual de la presencia plena. Algunas ideas prácticas incluyen:
- Post-it en el ordenador que diga “Escucha”.
- Un pequeño objeto en la mesa que simbolice atención.
- Respirar profundamente cada vez que cambie la persona que habla.
Integrar estos recordatorios mantiene viva la intención, aunque la reunión avance con diferentes ritmos y desafíos.
El cierre: cómo finalizar la reunión con presencia
Para nosotros, finalizar la reunión con unos segundos de silencio o una reflexión colectiva permite consolidar lo aprendido y soltar la urgencia de pasar al siguiente punto. Hay quien propone que todos compartan, en una palabra, cómo se van de la reunión. O que cada persona comparta, brevemente, lo más valioso que se lleva.
El cierre consciente transforma la sensación de prisa en una de propósito y satisfacción.
Conclusión
Hemos comprobado que la presencia plena en reuniones laborales va más allá de una técnica pasajera. Es una forma de estar que puede mejorar la comunicación, fortalecer los vínculos del equipo y aportar bienestar, incluso en contextos exigentes. Aunque suene simple, implica una intención firme y pequeños gestos constantes que, con el tiempo, generan cambios profundos en la manera de trabajar y convivir.
Creemos que la verdadera transformación de las reuniones laborales ocurre cuando cada persona se permite estar, de verdad, presente. Y esa posibilidad está al alcance de todos.
Preguntas frecuentes sobre la presencia plena en reuniones
¿Qué es la presencia plena en reuniones?
La presencia plena en reuniones es la capacidad de prestar atención de manera abierta y consciente a lo que ocurre en el momento, con interés y sin distracciones. Esto implica escuchar sin juzgar, tener en cuenta el cuerpo y las emociones, y participar con una actitud de respeto y cooperación.
¿Cómo puedo practicar la atención plena?
Recomendamos comenzar con ejercicios sencillos de respiración antes de cada reunión, silenciar notificaciones, escuchar activamente a las personas y hacer breves pausas para recapitular o tomar conciencia del cuerpo. Incorporar recordatorios visuales o frases puede ayudar a mantener la intención durante toda la reunión.
¿Cuáles son los beneficios de la presencia plena?
Practicar la presencia plena mejora la calidad de la comunicación, disminuye el estrés, fortalece la colaboración y puede reducir la cantidad de malentendidos o conflictos entre los participantes. También ayuda a que las reuniones sean más eficientes y satisfactorias para todos.
¿Es útil la presencia plena en todas las reuniones?
Sí, consideramos que la presencia plena es útil en cualquier tipo de reunión, ya sea breve o extensa, presencial o virtual, formal o informal. Aporta claridad y enfoque, lo que permite que cada encuentro sea más significativo y orientado hacia acuerdos compartidos.
¿Cómo evitar distracciones durante reuniones laborales?
Es recomendable definir espacios y tiempos específicos para la reunión, silenciar o guardar dispositivos, avisar previamente que no se atenderán interrupciones y proponer acuerdos grupales sobre la gestión de la atención. Identificar los principales distractores y anticipar cómo minimizar su impacto es una estrategia que ha demostrado buenos resultados en nuestro entorno.
